MENGATUR FUNGSI SISTEM INFORMASI

Pada bab ini memperkenalkan beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh pemimpin IS dan 10 elemen sistem manajemen untuk fungsi IS dimana studi dan pengalaman telah membuktikan untuk membangun sebuah teknologi informasi dalam organisasi. Manajer bisnis harus memahami dan berpartisipasi secara aktif dalam keputusan mengenai beberapa elemen tersebut.

A. Tantangan Pemimpin IS

Mengapa evolusi dari manajemen IS dicampur dari sentralisasi dan desentralisasi semua unit dan tingkatan? Pada dasarnya perubahan merefleksikan trend dalam aplikasi teknologi dan data, peningkatan pemahaman teknologi informasi oleh manajer, dan perubahan dalam faktor lingkungan. Beberapa pengaruh kritis ditinjau dalam bab ini sebagai usulan dasar.

Perubahan Teknologi Yang Cepat

Banyak manajer yang memiliki data pada PC mereka daripada di lemari file mereka. Dengan adanya teknologi distribusi mendatangkan kebutuhan tanggungjawab lokal untuk operasi, back-up dan recovery, keamanan, pengembangan, pendidikan, dan perencanaan. Setiap kebutuhan untuk mengatur teknologi distribusi terdapat kebutuhan untuk memastikan desktop dan departemen teknologi tidak menjadi pulau yang diisolasikan dari otomatisasi. Pusat kelompok IS selalu koordinasi, berukuran standart, teknologi persediaan dan aplikasi serta data selalu diatur oleh mereka.

Ledakan Aplikasi dan Data

Pada saat ini, bagian terpenting dari misi unit pusat IS adalah memfasilitasi pengembangan distribusi bagi kepentingan seluruh organisasi. Sering organisasi IS telah terpisah, dengan beberapa sistem analisis dan merancang aktifitas sistem yang melaporkan ke unit bisnis. Bersama reorganisasi , manajer bisnis harus berperan secara langsung dalam pengembangan sistem, pengaturan sistem profesional dan negosiasi dengan manajer lain yang saling berhubungan.

Pertumbuhan Pemahaman Manajemen Bisnis

Saat ini terdapat peningkatan ketrampilan dan kesadaran yang lebih besar antar profesional nonsistem. Manajemen senior dari yang pernah ada merasa nyaman dengan melihat data sebelum mereka mengambil keputusan. Dengan banyaknya penggunaan dan pengembangan sistem oleh manajer bisnis mendorong adanya kebutuhan untuk sistem tambahan. Banyak organisasi IS mengembangkan data gudang atau fungsi kegunaan, dimana peran terpenting adalah manajemen dan transfer data antara data suplier dan konsumen dengan organisasi. Walaupun mereka telah berubah, menjadi sangat sibuk dari sebelumnya dan masih dalam kebutuhan teknikal dan manajemen personel yang berkualitas. Sangat kelihatan dengan jelas bahwa organisasi IS akan terus berubah daripada bagian lainnya dalam keuangan, pemasaran dan produksi.

Goncangan Dari Luar Yang Terlalu Sering

Perkembangan dari luar sering menjadi penyebab utama perubahan dalam organisasi IS. Sebagai contoh, deregulasi dari industri telekomunikasi memaksa organisasi untuk mengatur aspek data dan menyatakan suara yang sebelumnya telah dipercaya kepada penjual. Peraturan Internasional dalam aliran data transborder dan perbedaan yang luas dalam tingkat tarif buruh telah membuat organisasi untuk mempertimbangkan kembali sistem baru yang telah dibangun dan dioperasikan serta data masuk yang diselenggarakan agar lebih ekonomis. Sangat kurangnya IS yang berkualitas telah mendorong organisasi untuk mengharapkan produktivitas yang bagus dari staff yang telah ada dan hasil dari distribusi sistem kerja profesional non IS. Organisasi juga lebih mempercayakan untuk membeli software dari industri aplikasi software. Ledakan pertumbuhan Internet telah menantang IS untuk melihat kembali hubungan antara perusahaan dengan konsumennya dan supplier.

B. Sistem Manajemen Teknologi Informasi Yang Sukses

Menghadapi tantangan dan perubahan, bagaimana pemimpin IS dan manajer bisnis bersama-sama merancang sistem manajemen IT yang sukses? Pada daerah mana yang lebih membutuhkan perhatian? Daftar dari Figure 1.5 berisi 10 daerah yang membutuhkan perhatian. Daerah yang kesebelas, mengenai sistem manajemen perubahan yang efektif tidak akan dibahas kembali disini.

1. Suatu Peran Yang Disetujui Oleh Organisasi IS

Peran dari organisasi IS telah mengalami perubahan, namun kadang hal tersebut tidak jelas oleh pemegang fungsi. Apakah misi atau peran dari organisasi IS, bagaimana kinerja dari tugas tersebut dan bagaimana organisasi menyelesaikan pekerjaan tersebut?. Trend pada umumnya, manajer bisnis senior mengharapkan orientasi kedepan organisasi IS dapat mengantisipasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Hal ini berarti manajemen bisnis senior mengharapkan unit IS untuk menyeimbangkan aktifitas mereka dengan aktifitas seluruh bisnis. Agar lebih spesifik, harapan tersebut berarti:

a. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai bisnis, melalui kesadaran akan perencanaan serta strategi bisnis dan menutup komunikasi dengan manajer bisnis.

b. Merespon sistem secara cepat untuk merubah kondisi bisnis (tidak menunggu bertahun-tahun untuk sistem strategi penting yang akan dibangun)

c. Membantu merancang kembali proses bisnis agar lebih responsif kepada konsumen, membawa produk kepasaran dengan cepat, atau meningkatkan kualitas proses bisnis

d. Memastikan bisnis dapat mengambil bagian, bahkan memimpin, dalam pertumbuhan pengembangan e-commerce

e. Memelihara konsumen akhir, tidak hanya dalam operasional, namun juga dalam pikiran mereka

f. Sistem dibangun untuk langsung menyediakan dan keuntungannya dapat diidentifikasi secara langsung oleh konsumen akhir, kemudian membangun hubungan dengan konsumen

g. Membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik dengan informasi

h. Menggunakan teknologi informasi untuk menopang keuntungan kompetitif dan meningkatkan market share

i. Membantu bisnis untuk mengintegrasikan teknologi informasi kedalam setiap bagian bisnis.

Sebuah catatan penting bahwa harapan yang mendominasi dari fungsi IS secara tradisional adalah penyimpanan uang melalui efisiensi biaya (seperti pengurangan tenaga kerja beralih ke otomatisasi) tidak termasuk dalam hal ini. Walaupun dalam jangka pendek yang dapat diukur manfaatnya tetap merupakan hal yang penting, harapan pada saat ini lebih menyeluruh dan kompleks daripada hanya mengurangi biaya saja.

Pada umumnya peran dari organisasi IS (baik pusat dan unit distribusi) adalah mengurusi informasi dan sumberdaya IT dari organisasi, seperti organisasi keuangan mengurusi sumberdaya keuangan. Peran yang dilibatkan secara spesifik:

a. Menyebarkan sumberdaya IT secara keseluruhan kedalam organisasi serta mendukung usaha organisasi untuk mengambil bagian dalam e-commerce

b. Memudahkan penggunaan sumberdaya secara produktif dan efektive, tidak hanya saat ini namun juga untuk masa depan

c. Memimpin pengembangan visi dan merancang teknologi informasi yang akan mendukung penyebaran sistem baru secara cepat (baik melalui pengembangan software yang asli maupun produk paket)

d. Mengkomunikasikan visi dan merancang organisasi secara keseluruhan serta menunjukkan implikasinya dalam bisnis

e. Memelihara pengawasan manajerial dan keutuhan sumberdaya informasi merupakan hal yang paling penting

f. Mencatat data korporasi dan perpindahan data diantara sistem

g. Membuat sekarang dan teknologi informasi baru akan berada pada biaya yang rendah

h. Membantu manajer bisnis agar nyaman dengan teknologi informasi dan dapat mengetahui lebih banyak penggunaan teknologi informasi secara efektif

i. Mengembangkan hubungan dengan manajer bisnis agar mengeksploitasi teknologi untuk nilai bisnis serta mempengaruhi produk dan jasa yang disediakan oleh organisasi.

Kerjasama antara pemimpin IS dan manajer bisnis senior terbukti selalu bermanfaat dalam menjelaskan bagaimana teknologi informasi dimanfaatkan dalam organisasi dan bagaimana seharusnya fungsi IS itu. Figure 15.2 berisi contoh pernyataan dari nilai dan kepercayaan mengenai teknologi informasi secara garis besar yang dibuat secara bersama antara pemimpin IS/manajemen bisnis senior.

2. Kepemimpinan IS Yang Efektif

Pada kebanyakan organisasi, seseorang dapat diidentifikasikan sebagai eksekutif yang membuat laporan aktifitas manajemen IT secara terpusat, orang tersebut mungkin manajer bagian IS, direktur, atau kepala presiden; pada organisasi yang lain, orang tersebut bisa seorang eksekutif keuangan atau eksekutif administrasi. Sejak pertengahan 1980-an, organisasi telah menciptakan peran dari Chief Information Officer (CIO) untuk meminpin manajemen IT. Baru-baru ini, beberapa organisasi (khususnya yang terlibat dalam Internet) membentuk seorang Chief Technology Officer (CTO) yang memfokuskan pada bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan bisnis. CIO merupakan bagian dari tim pegawai organisasi. Ia adalah salah seorang eksekutif yang bertanggungjawab untuk membuat strategi keputusan bagi seluruh organisasi.

Tugas Kepemimpinan IS Senior

Diatas semuanya itu, CIO bertanggungjawab untuk memandu dan meyeragamkan sumberdaya teknologi informasi organisasi secara keseluruhan- aplikasi internet, aplikasi kantor, proses transaksi, telekomunikasi, dan mungkin merancang kembali usaha untuk pengujian proses bisnis. Meskipun berbeda divisi, bentuk bisnis atau bawahan mempunyai eksekutif informasi sendiri namun kepemimpinan IS pusat selalu berkoordinasi dengan semua sumberdaya

Meskipun suatu ide merupakan kenyataan, peran dari CIO tetap muncul. Pada beberapa kasus, CIO mungkin tidak mempunyai otoritas yang ia butuhkan untuk menyelesaikan tanggungjawab dari posisinya. Tidak semua CIO melaporkan secara langsung kepada CEO atau presiden.

Isu Manajemen Senior IS

Berbagai studi terbaru pada tahun terakhir menjadi perhatian yang utama dari eksekutif senior IS termasuk CIO. Dimana daftar yang tepat dan rangking isu yang berbeda dari tahun ke tahun, beberapa pola telah muncul. Dibawah ini akan memunculkan ringkasan dari harapan bisnis terhadap manajemen IS

a. Meningkatkan data dan perencanaan IT, khususnya menghubungkan IS ke bisnis. Dengan perubahan bisnis dan teknologi yang cepat (mis: menjual lewat internet), beberapa rencana tidak mudah, namun hal tersebut penting untuk mengantisipasi kebutuhan informasi dan mengatur sumberdaya dengan bijaksana.

b. Manfaat nilai bisnis melalui IT: Sistem memungkinkan organisasi untuk mencapai keuntungan kompetitif sehingga memberikan organisasi jarak dan perhatian yang akan menolong untuk membuat beberapa perubahan dalam manajemen IT

c. Memudahkan organisasi untuk mempelajari mengenai dan melalui teknologi informasi. Pada saat tertentu pelatihan mengenai bagaimana menggunakan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik dapat menjadi fungsi penting dari kepemimpinan IS senior.

d. Menyaring peran dan posisi unit IS: CIO terkait dengan kemampuan organisasi IS untuk proaktif dan tanggungjawab yang seharusnya didistribusikan untuk mencapai imbalan tertinggi dari seluruh perusahaan.

e. Memandu pengembangan pemakai akhir: Pengembangan sistem oleh pemakai akhir secara langsung atau melalui staff IS dalam line organisasi merupakan alternatif utama untuk membangun sistem.

f. Mengatur data organisasional sebagai aset: Pada bab 14 telah dijelaskan mengenai isu ini, dimana telah meningkatkan daftar perhatian untuk CIO

g. Mengukur keefektifan IS: Sering strategi dan sistem pendukung keputusan yang diperkenalkan menjadi sulit untuk menunjukkan kontribusi dari informasi dan perencanaan IT serta tim perancang. Kemudian sumberdaya IT mungkin memotong waktu kecuali jika kontribusi yang nyata dapat ditunjukkan.

h. Mengintegrasikan teknologi informasi: Sering, peran utama dari CIO adalah menggabungkan jasa dan teknologi IS

i. Perkembangan sistem personil: Penemuan dari staff yang banyak mengetahui beberapa strategi teknologi seperti sistem perencanaan sumberdaya perusahaan, alat untuk merancang Web, dan network telekomunikasi global memiliki perhatian khusus. Memotivasi sistem personil untuk lebih produktif dan sadar akan kebutuhan bisnis juga membutuhkan perhatian dari CIO dan manajer IS lainnya.

3. Peran Aktif Manajer Bisnis

Penting bagi CIO (sama pentingnya dengan manajer senior IS lainnya) untuk membangun hubungan kerja yang kuat dengan manajer puncak lainnya. Hal tersebut dapat dicapai kecuali jika senior IS adalah seseorang sebaya dalam otoritas dan tanggungjawabnya, misi dan visi departemen IS harus dikomunikasikan secara jelas, dan manajer bisnis lainya harus melihat IT sebagai wilayah yang tidak dapat diatur dengan pembagian ke personil tingkat rendah.

Apa yang harus digambarkan sebagai kerjasama bisnis IS, hubungan kerjasama, dan komunikasi secara terbuka yang jelas dengan teman sebaya dan bawahan mereka? Manajer bisnis harus terbuka seperti kerjasama dan komunikasi secara terbuka sehingga dapat diterima oleh teman sebaya dan bawahan mereka. CIO dan manajer IS senior lainya harus berkomitmen untuk bekerja dalam isu non IT

Pengertian Kerjasama

Kerjasama adalah strategi kritikal bagi manajemen IS. Berdasarkan pada hubungan jangka panjang antara IS dan manajemen bisnis. Rekan berbagi merupakan kunci tujuan umum. Rekan mencari manfaat dari beberapa pihak individu. Kerjasama berdasarkan pada kepercayaan timbal balik seperti berbagi manfaat, tanggungjawab dan resiko. Tujuannya adalah mencapai kontribusi yang baik untuk IT, untuk manfaat organisasi. Beberapa rekan memahami dan menghargai proses bisnis yang mempengaruhi kinerja organisasi. Seorang rekan akan menghormati sumberdaya yang berbeda dan kemampuan dari rekan lainnya.

Penerapan Kerjasama

Atribut dari tujuan kerjasama yang sesungguhnya, kerjasama kadang-kadang dimulai dengan menjelaskan otoritas rekan (seperti perjanjian pernikahan). Figure 15.4 diciptakan oleh Komite Kebijakan dimana sekarang merupakan nilai focal untuk mengembangkan kerjasama. Beberapa pembahasan dari beberapa kelompok telah dipusatkan pada beberapa penyalahgunaan yaitu sempitnya otoritas, sempitnya cara pandang, keanggotan yang tidak sesuai dan masalah yang menumpuk pada komite. Ketika telah dirancang dengan baik maka beberapa kelompok dapat menggunakan efektifitas untuk:

a. Membangun prioritas untuk pengembangan sistem dan arah IS

b. Memeriksa kemajuan petunjuk yang telah diterbitkan

c. Mengalokasikan sumberdaya yang langka untuk mencapai tujuan bisnis

d. Mengkomunikasikan perhatian, isu dan kemungkinan yang lain yang masih bisa ditolong

e. Menyediakan pendidikan dan pengembangan berbagai pemikiran

f. Mengembangkan tindakan tanggungjawab dan kepemilikan

Kerjasama berarti menyelesaikan permasalahan bersama-sama dan mengatur bisnis, tidak dibagi-bagi. Komite yang baik akan membimbing kepemimpinan IS dengan profesional.

4. Strategi Outsourcing

Banyaknya jumlah organisasi yang menyewa jasa profesional IS dari luar untuk menaikkan operasional IS mereka. Pendekatan manajemen IT pada umumnya disebut outsourcing. Baru-baru ini, aplikasi penyedia jasa (ASPs) telah mengembangkan sistem penyedia total yang berkisar dari aplikasi kegunaan tunggal seperti kecerdasan kompetitif hingga aplikasi yang lebih luas seperti sistem perencanaan sumberdaya perusahaan.

Nilai Ekonomis Dari Outsourcing

Beberapa pergerakan dari outsourcing dikendalikan oleh kebutuhan untuk downsize dan merespon organisasi lain yang memiliki perubahan yang berlangsung secara signifikan (merger, akusisi, dan divestasi). Dengan terjadinya perubahan sering terjadi pergeseran yang mendadak terhadap permintaan kekuatan komputasi. Moad (1993) menyatakan bahwa manfaat utama dari First Fidelity Bancorporation (FFB)EDS , kesuksesan outsourcing adalah dalam kecepatan dan efisiensi dimana FFB dapat mengintegrasikan sistem yang diperoleh institusi

Outsourcing juga memperbolehkan sebuah perusahaan dengan permintaan proses komputer yang berubah-ubah untuk membayar hanya ketika outsourcing tersebut digunakan, daripada membangun pusat data untuk beban puncak dan membiarkannya hingga periode lain.

Beberapa perusahaan telah meilih untuk outsource operasi IS karena sulit untuk mempertahankannya karena adanya perubahan teknologi dan untuk menyewa serta memelihara staf yang memiliki keahlian tinggi, terutama dalam daerah non-urban.

Membuat Keputusan Secara Benar

Keputusan untuk outsource harus dipandang baik sebagai perbaikan fitur jasa atau isu biaya dan sebagai strategi yang dipilih. Bagaimanapun, telah outsource fungsi IS sebagai strategi kritikal dalam respon jangka pendek atau darurat dan sesudah itu kehilangan kelebihan kompetitifnya yang dibawa oleh staff IS.

Pengembangan sistem kontrak dan pemrograman sama baiknya seperti sistem pembelian dan software aplikasi kedua-duanya merupakan format dari outsourcing. Karena bagian terbesar dari biaya IS adalah personil dan karena sebagian personil IS dalam sistem pengembangan, biaya utama-penurunan manfaat mungkin datang dari outsourcing jika rekan outsourcing dapat meningkatkan produktifitas alat yang digunakan dalam proses.

Pengaturan outsourcing yang sukses adalah adanya hubungan win-win antara perusahaan dan the outsourcer. The outsoucer harus tahu dan memperhatikan bisnis sebanyak klien eksekutif lakukan. Kadang-kadang outsourcer mempunyai keahlian dalam industri tertentu (sebagai contoh: retail atau perawatan kesehatan). Dalam beberapa kejadian, perhatian dapat diartikan sebagai memastikan bahwa the outsourcer tidak meletakkan dalam situasi dimana personil dapat membocorkan informasi persaingan. Seorang outsourcer juga dapat menolong perusahaan memberikan saran mengenai keputusan teknologi, tidak hanya solusi yang menyenangkan bagi outsourcer. Kontrak outsourcing seharusnya menampung pertumbuhan dan ekspansi dalam bisnis. Beberapa faktor kunci dalam menyeleksi penjual outsourcing adalah:

a. Reputasi penjual, yang meliputi pemahaman bisnis dan standar teknologi

b. Kualitas jasa yang berarti perbandingan keuntungan yang berlebih dalam jasa

c. Harga yang fleksibel, dengan pengertian biaya yang efektif karena seperti peningkatan volume pemrosesan atau penambahan jasa, biaya dapat ditambah

5. Sistem Pembiayaan Yang Pantas

Jasa tekonolgi informasi adalah mahal. Sistem IT adalah kompleks dan personil IS merupakan karyawan yang mendapat gaji tinggi dalam perusahaan. Sistem yang dibangun bertahun-tahun kadang-kadang menghabiskan budget yang berlebihan.

Sistem manajemen IT yang efektif harus berhati-hati dalam mengukur biaya IT, memungkinkan pemahaman dari dampak adanya sistem baru dan sistem yang telah ada serta menemukan cara untuk mendanai operasi IS dan sistem yang baru.

Mengatur Biaya IT.

Tipikal pengukuran biaya IT adalah sebagai berikut:

a. Total anggaran IT sebagai persentase dari jumlah revenue, income, premium, deposito organisasi atau indikator lainnya dari aktifitas keuangan secara keseluruhan organisasi

b. Total anggaran IT sebagai persentase dari total anggaran organisasi

c. Biaya personil IS sebagai persentase dari total gaji dan upah personil profesional organisasi

d. Ratio biaya hardware dan software dalam biaya personil

e. Biaya untuk hardware dan software IT per-manajerial atau per-pengetahuan pekerja

Dalam mengkombinasikannya, pengukuran ini harus digunakan secara hati-hati karena banyaknya definisi dan masalah pengukuran:

a. adalah Beberapa biaya IT tidak ditampilkan karena tingginya distribusi dari pemrosesan imformasi dalam organisasi pada umumnya. Tidak semua biaya ditampilkan sebagai item anggaran departemen IS dan tidak semuanya dibelanjakan untuk organisasi IS. Hardware dan software komputer personel, pelatihan, dan jasa dapat dibeli sebagai biaya kantor pada umumnya atau sebagai kategori biaya lainnya.

b. Tidak adanya hubungan manfaat secara langsung dimasukkan dalam ukuran ini. Biaya tanpa manfaat memberikan gambaran yang sangat tidak lengkap

c. Manfaat yang terjadi setelah beberapa pengembangan biaya yang terjadi dan keterlambatan yang tidak dipertimbangkan dalam ukuran ini. Manfaat langsung dapat terjadi cepat, namun manfaat sekunder dari difusi teknologi dan cara baru dari pengerjaan bisnis tidak muncul selama bertahun-tahun.

Mengukur Manfaat

Tidak ada yang sederhana, langkah yang dapat dipercaya untuk mengukur nilai-manfaat tambahan dari teknologi informasi. Biaya IT sangat mudah untuk dilihat; nilai IT secara tipikal tidak dapat diukur (seperti nilai dari pendiidikan bisnis). Organisasi harus menangkap dan mengikuti jejak pengukuran dari kinerja IS dari waktu ke waktu yang dapat digunakan sebagai indikator yang terbaik sehingga nilai dapat ditafsirkan, perubahan dapat dijelaskan dan perbandingan yang layak dibuat.

Mengawasi Biaya IS

Mekanisme utama untuk mengawasi keuangan IT adalah anggaran organisasi IS. Salah satunya adalah dengan menbagi biaya dalam empat kelompok utama-personil, perlengkapan dan software, jasa luar, dan ongkos exloitasi. Namun tidak semua organisasi menggunakan wilayah itu. Karena isu laporan dan pengukuran, beberapa statistik individu dapat menyesatkan, namun beberapa observasi nampak valid:

a. Ukuran yang paling umum, pembelanjaan IT sebagai persentase pendapatan atau asset, bervariasi secara ukuran dan luas dari perusahaan.

b. Biaya personil merupakan bagian terbesar dari anggaran IT, yang bertipikal lebih dari 50 persen (tergantung industrinya) dari jumlah total.

Anggaran IS tergantung permintaan untuk sistem baru. Seperti peningkatan aplikasi portofolio, tekanan terbesar anggaran terjadi pada kebutuhan perawatan. Tanpa keuntungan produktivitas yang cukup besar, memudahkan terjadinya double digit tahun anggaran depertemen IS meningkat.

Sistem Chargeback

Terdapat banyak aspek positif untuk pembebanan pada jasa IS, namun seperti pusat profit dan rencana transfer harga, jangka pendek maupun jangka panjang dan manfaat menjadi sulit agar seimbang. Manajer bisnis mengadopsi perilaku untuk mengambil kelebihan dari struktur harga.

Organisasi biasanya mengadopsi proses chargeback untuk jasa IS atau untuk alasan sebagai berikut:

a. Untuk biaya penugasan bagi yang mengkonsumsi dan manfaat dari IT

b. Untuk mengawasi penggunaan yang boros pada sumber IT dengan mendorong pemakai agar membandingkan manfaat dengan biaya dan memisahkan penggunaan yang tidak menguntungkan

c. Untuk menguasai suatu kepercayaan bahwa biaya IT yang tidak penting menjadi tinggi

d. Untuk menyediakan incentif dengan memberikan subsidi dari jasa tertentu atau penggunaan teknologi yang inovatif

e. Untuk merubah proses anggaran depertemen IS agar lebih mudah dikendalikan, kemudian memberikan penghargaan kepada organisasi IS karena telah meningkatkan jasa dan efisiensi yang lebih baik

f. Mendorong manajer line agar lebih banyak mengetahui konsumen IS karena mereka harus membayar secara langsung untuk beberapa pendukung.

Harga transfer dapat dikembangkan secara luas dan menyeluruh dari seluruh aktifitas IS termasuk biaya untuk:

a. Waktu personil

b. Penggunaan komputer atau wall clock time (siklus komputer yang digunakan)

c. Ruang file disket

d. Jumlah proses transaksi

e. Jumlah dari memori utama komputer yang digunakan (per-unit waktu)

f. Jumlah layar atau halaman Web yang diakses.

Sistem chargeback untuk aktifitas IT dapat menjadi sumber gangguan terbesar antara organisasi IS dan manajer bisnis, kecuali satu dengan yang lain setuju dengan struktur biaya akan dikembangkan. Sistem chargeback yang sukses seharusnya menyertakan karakter sebagai berikut:

a. Dapat dimengerti: Laporan sistem chargeback yang dapat dimengerti digunakan dalam pola bisnis dimana manajer bisnis dapat menghubungkan dengan aktifitas mereka sendiri, tidak hanya operasional komputer. Sebagai contoh: tugas pesanan per konsumen, faktur, atau laporan yang lebih berhubungan dengan aktifitas bisnis daripada jumlah input/output komputer atau siklus mesin yang digunakan

b. Cepat dan feedback yang tetap: Biaya dapat dilaporkan secepatnya setelah aktivitas dimana mereka saling berhubungan. Jadi penggunaan dan biaya dapat dihubungkan secara dekat dan jumlah biaya dapat dimonitor secara akurat oleh mereka yang bertugas mengawasi

c. Dapat dikontrol: Aktivitas yang dibebankan manajer bisnis harus dapat dikontrol (sebagai contoh: pengulangan pekerjaan komputer karena kesalahan operator yang tidak dapat dikontrol)

d. Dapat dipertanggungjawabkan: Tanggungjawab manajer untuk menggerakkan aktifitas IS harus dapat diidentifikasi dan harus dapat dipertanggungjawabkan

e. Berhubungan dengan manfaat: Manajer harus melihat hubungan antara biaya dan manfaat sehingga mereka dapat menyeimbangkan nilai dari jasa IS dengan apa yang telah mereka habiskan

f. Konsisten dengan IS dan tujuan organisasi: Penugasan harus dirancang agar dapat mencapai tujuan dari bisnis dan tujuan dari organisasi IS. Kemudian penugasan harus mendorong penggunaan dari jasa teknologi informasi yang penting, penggunaan yang efisien dari jasa dan teknologi yang langka, pengembangan sistem yang mematuhi standar rancangan.

6. Staff IS/Pengembangan Pemakai

Sebuah sistem manajemen IT yang efektif akan mengalokasikan sumber-sumber yang signifikan untuk melanjutkan pengembangan profesional baik personil IS maupun pemakai. Dalam lingkungan yang perubahan teknologinya sangat cepat dan permintaan bisnis, hasil yang signifikan dalam pelatihan teknologi sangat diperlukan.

Figure 15.5 berisi daftar judul pekerjaan dan ringkasan deskripsi untuk posisi manajemen IS yang memungkinkan dalam tipikal organisasi IS. Tergantung dalam struktur departemen IS, posisi tersebut mungkin berada dalam unit bisnis, dalam divisi kelompok atau dalam unit korporat IS.

Komunitas manajer bisnis dan pemimpin IS berbagi dalam penyediaan pelatihan IT bagi semua pemakai. Figure 15.6 menunjukkan kebutuhan pelatihan bagi karyawan dalam organisasi perawatan kesehatan.

7. Penyebaran Sistem Informasi Global

Sebuah kebutuhan untuk sistem manajemen IT yang efektif dalam beberapa perusahaan adalah pembangunan dan penyebaran sistem informasi global. Ketika beberapa korporasi multinasional telah memiliki sistem global, pertumbuhan terpenting dalam bisnis global dan Internet sebagai basis untuk electronic commerce saat ini dengan membuat fitur tersebut sebagai bagian dari kebutuhan sistem manajemen IT bagi perusahaan kebanyakan.

Alasan Untuk Sistem Global

Ives dan Jarvenpaa (1991) menyaran 10 alasan mengapa manajer bisnis diminta untuk menciptakan sistem gobal :

a. Kebutuhan konsumen global. Konsumen global termasuk wisatawan yang membutuhkan jasa tetap dan konsumen yang membutuhkan jasa internasional pada umumnya untuk mendukung pengintegrasian operasi bisnis internasional mereka

b. Produk global. Pemasaran dunia dan program distribusi yang membutuhkan perspektif global dalam mendukung sistem informasi

c. Operasional yang dirasionalkan. IT digunakan untuk mengkoordinasikan proses manufakturing dunia

d. Operasional yang flexibel. Bisnis ingin menggerakkan operasional antar negara seperti tingkat upah buruh, tersedianya bahan mentah, hukum, persetujuan perdagangan dan mendikte faktor lainnya

e. Sumber bersama. Cabang nasional mungkin membagi fasilitas, penduduk, atau bahan (sebagai contoh, tanker minyak, gudang atau konsultan)

f. Fasilitas salinan. Perusahaan mungkin mengoperasikan pabrik manufakturing, instalasi penyulingan atau kantor penjualan dalam negara yang berbeda, sehingga software bisa digunakan untuk mendukung semua situs.

g. Sumber-sumber yang langka. Suatu unit perusahaan mungkin membutuhkan untuk menggunakan sumber-sumber yang unik atau bahan yang tidak dapat dibuat dan koordinasi penggunaan yang hati-hati melalui sistem pergerakan material yang diintegrasikan

h. Pengurangan resiko. Harus mempedulikan untuk menghitung secara hati-hati mengenai konversi mata uang, internasional sourcing mengenai bahan mentah, atau penawaran proyek internasional. Sistem global dapat memberikan jaminan dari beberapa sudut internasional tanpa takut adanya ketidaktepatan.

i. Kebutuhan hukum. Cabang penjualan atau penggunaan produk dari negara-negara yang beraneka ragam membutuhkan suatu sistem yang dapat menangani praktek hukum dan akuntansi dalam semua negara yang dilibatkan.

j. Skala ekonomis. Memperkuat pusat data dan sistem dapat mengurangi biaya, meningkatkan keandalan dan konsistensi, serta pemeliharaan dan evolusi sistem

Penghalang Dalam Manajemen IT Global

Terdapat berbagai karakteristik negara yang operasi organisasinya dipengaruhi oleh keputusan manajemen IT global.

a. Bahasa, penetapan karakter, dan perbedaan mata uang yang mempengaruhi pengembanagn sistem pusat kelompok dan umum atau pembagian sistem dapat memenuhi kebutuhan pemakai

b. Dukungan operasional yang melintasi waktu dan wilayah tidak mungkin dari satu staff pusat dan dari sistem yang dipusatkan

c. Peraturan dan tarif untuk data transportasi melintasi penghalang internasional yang mendikte proses dan integrasi ekonomi

d. Budaya dan praktek profesional dari negara yang berbeda mempengaruhi proses pengembangan sistem. Juga perbedaan dalam praktek akuntansi, penghitungan pajak dan penyebaran sistem aplikasi standar untuk operasional bisnis mengalami kesulitan

e. Industri komputer standar untuk komputer dan perlengkapan telekomunikasi mempengaruhi tingkat operasional dalam lokasi yang berbeda dengan ketat saling mempengaruhi

f. Biaya dan tersedianya suara dan jaringan data telekomunikasi yang mempengaruhi kemampuan menyetel kembali serta membangun sistem online dalam situs asing.

g. Platform teknologi informasi dan pendekatan pengembangan sistem dari seluruh dunia

h. Ketersediaan dan biaya pelatihan profesional IS lokal dan konsultan untuk menyediakan ahli manajemen lokal dan biaya untuk menampung personil dalam lokasi asing adalah penting

Perencanaan Sistem Global

Roche (1992) menggarisbawahi 8 elemen untuk kesuksesan perencanaan IS global bagi korporasi multinasional yang terintegrasi. Meskipun beberapa dari elemen tersebut disangkal, mereka menyarankan untuk kebijakan secara keseluruhan untuk membuat sistem global sukses.

a. Meningkatkan komunikasi dengan menyatukan strategi. Hubungan rantai nilai merupakan praktikal yang umunm digunakan perusahaan global untuk meningkatkan kompetitif internasional

b. Mengembangkan sistem internasional mengenai pengembangan keahlian. Sistem pengembangan staff harus mempunyai pandangan global bisnis dan mereka harus dapat bekerja dengan budaya yang berbeda dan gaya manajemen yang berbeda dalam negara yang berbeda pula.

c. Membangun infrastruktur yang diharapkan. Merupakan hal yang menyenangkan membangun untuk masa depan karena sistem global biasanya membutuhkan waktu yang lama untuk menyebarkannya daripad sistem negara tunggal

d. Merubuhkan model nasional. Ketergantungan secara keseluruhan atau semiautonomous pusat data dan sistem tidak akan pernah mengijinkan perusahaan untuk secara sungguh-sungguh mencukupi hubungan operasional bisnis dunia

e. Menangkap nilai sisa. Jantung dari strategi ini adalah penghilangan fasilitas dan staf duplikat lalu menggunakan penghematan biaya untuk investasi dalam meningkatkan operasi internasional lainnya.

f. Mengeksploitasi liberalisasi dalam telekomunikasi internasional. Monopoli yang dominan dari organisasi telepon nasional lambat tetapi secara bertahap hilang.

g. Menyamakan struktur data. Elemen data yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis global harus distandarisasi.

h. Melakukan globalisasi SDM. Kebanyakan karyawan IS mengambil pandangan nasional bukan global dari suatu sistem, dimana menyebabkan kekurangan pelatihan, pengalaman kota tertentu, dan sistem penghargaan.

8. Desain Organisasi IS yang Tepat

elemen organisasional utama dari fungsi IS adalah operasi, pengembangan sistem dan pemeliharaan, jasa teknis, dan administrasi. Elemen ini dapat disusun dalam berbagai cara dab ditempatkan melalui organisasi.

Operasi terdiri dari pemasukan data, pemusatan operasi mesin, manajemen pustaka file disk dan tape, pemeliharaan hardware/jaringan, dan perencanaan kapasitas. Pengembangan sistem terdiri dari analisis dan desain, pemrograman, akuisisi software, pemasangan sistem dan konversi, pelatihan, dan pemeliharaan software aplikasi. Jasa teknis bertanggung jawab untuk pemeliharaan software sistem, pengukuran teknologi, dan administrasi data. Administrasi terdiri dari perencanaan proyek dan organisasi, penganggaran, manajemen personil dan pelatihan, dan pengembangan standar dan prosedur.

9. Pengukuran Kinerja Reguler

Elemen kunci lainnya dalam sistem manajemen IT modern adalah evaluasi reguler dari organisasi IS oleh pelanggan internasional. Banyak manajer bisnis tidak yakin mendapatkan uangnya dari fungsi IS, bahkan setelah beberapa tahun berinvestasi. Yang lebih penting lagi, banyak organisasi yang tidak mengetahui dampak dari investasi IT. Organisasi dan manajer individu membutuhkan persetujuan dan kriteria pengukuran dimana ditetapkan oleh kesehatan dan kontribusi dari organisasi IS dan sistem yang dikelola. Organisasi IS juga membutuhkan matrik untuk menetapkan kualitas dari pekerjaan mereka.

a. Pengukuran kesuksesan unit IS, pendekatan pengukuran produktivitas tradisional, seperti analisis cost-benefit dan return on investment, dapat digunakan untuk menetapkan dan mengevaluasi sistem individu. Kriteria evaluasi pada gambar 15.9 memerlukan pengukuran tertentu yang dapat berguna, beberapa diantaranya menjadi subjektif (misal apakah perencanaan IS mendukung perencanaan strategi korporat ?). Kriteria lainnya dapat diukur lebih secara kuantitatif dan objektif (misalnya, on line merespon waktu). Dalam artikel klasik dari balance scorecard, Kaplan dan Norton (1992) menggunakan seperangkat pengukuran yang “seimbang” deri berbagai kategori pengukuran, termasuk ukuran finansial sama seperti krinerja masa depan: kepuasan pelanggan, proses internal, inovasi dan pembelajaran.

b. Perjanjian tingkat pelayanan, perjanjian ini membuat pengharapan—dari kedua manajemen bisnis dan IS—secara eksplisit dan setuju untuk sistem yang sukses dan pelayanan kualitas..

c. Pengukuran kepuasan pengguna, jika IS digambarkan sebagai organisasi jasa, lalu kepuasan pengguna adalah ukuran yang sangat penting dari suksesnya IS. Walaupun pada hakikatnya tidak ekonomis dan tidak berhubungan secara langsung terhadap dampak bisnis seperti mengurangi persediaan, meningkatkan kepuasan pelanggan, atau meningkatkan kualitas produk, ukuran kepuasan pengguna dapat ditangkap dengan mudah dan dibandingkan setiap waktu.

10. Kebijakan Untuk Menggambarkan Penggunaan Etika Dari Teknologi Informasi

Orang-orang yang mengendalikan penggunaan teknologi informasi mempunyai kekuatan, dan sepanjang dengan kekuatan itu menjadi tanggung jawab, sehingga manajer harus menghadapi isu etika dalam penggunaannya dari teknologi informasi. Sebagai hasilnya, ada seperangkat kebijakan yang menjadi pedoman pengguna dari IT melalui perilaku etika. Ada beberapa area tertentu yang harus diperhatikan ketika mengembangkan pedoman etika, yaitu:

a. Privasi, teknologi informasi dapat digunakan untuk menyerang privasi individu. Dalam organisasi, manajer membuat keputusan pada pengembangan dan penggunaan dari sistem yang menyerang privasi. Misalnya, manajer harus menentukan apakah harus mengawasi e-mail karyawan atau tidak.

b. Tanggung jawab keakuratan, sistem tercemar dengan data yang tidak akurat yang mungkin digunakan secara tidak tepat untuk membuat keputusan penting. Tentu saja, keakurata, dari penyimpanan data tergantung lebih dari desain dari suatu sistem. Memelihara keakuratan data adalah tidak mudah. Ketika organisasi mempertimbangkan keakuratan dari data, hal tersebut menjadi jelas bahwa biaya untuk melengkapi keakuratan sangat besar.

c. Sekuritas workstation, ketika hacker telah berhasil memasuki sistem yang hanya digunakan pengguna ygberwenang, mungkin secara relatif mudah untuk menyerang seluruh komputer sistem atau bahkan seluruh jaringan.

d. Software piranti, dengan peningkatan kewaspadaan dalam pemberian kekuatan dari perjanjian lisensi software, hal ini menjadi sangat penting bahwa pedoman pada privasi harus dibangun.

e. Penggunaan internet, internet membuka beberapa sumber yang penting dari informasi dan peluang untuk berinteraksi dengan pelanggan dan pemasok via e-mail. Walaupun beberapa profesional IS biasanya menghindar dari perubahan sistem manajemen seperti pengembangan pengguna akhir dan distribusi manajemen IT, rekan dari IS dan manajer bisnis menjadi sangat kuat pada kebanyakan organisasi.

About forumkuliah

Dosen, trainer, writer

Posted on January 23, 2009, in Sistem Informasi Manajemen. Bookmark the permalink. 8 Comments.

  1. kerjasama pemimpin IS dan manajer bisnis dalam merancang sistem manajemen IT adalah kunci sukses outsourcing di perusahaan

  2. keberhasilan outsourcing ditentukan oleh kerjasama pemimpin IS dan manajer bisnis dalam merancang sistem manajemen IT

  3. terimaksih atas informasinya .
    Artikel yang menarik buat para pengguna outsourcing.

  4. win-win solution antara perusahaan dan the outsorcer merupakan modal dan kunci dari keberhasilan pengembangan SI dari perusahaan. Pemilihan vendor harus sangat diperhatikan dan menjadi prioritas disamping SI nya sendiri yang akan diterapkan

  5. good artikel. Outsourcing = Efisien

  6. Tulisan yang sangat menarik….namun saya ingin sedikit bertanya, Apakah kriteria2 tentang Manajer Bisnis terkait dengan TI seperti yang diuraikan di atas berlaku untuk berbagai jenis bisnis (berlaku umum) atau untuk jenis bisnis tertentu terdapat kriteria2 tertentu pula…..salam…..

  7. informasi yang sangat menarik……….

  8. Bagi perusahaan yang akan melakukan IT outsourcing maka harus dapat memilih vendor yang berkompeten di bidangnya dan dapat memberikan solusi yang terbaik bagi pelanggan…..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: