MENGELOLA SUMBER-SUMBER TEKNOLOGI

Dalam rangka mengimplementasikan semua rencana organisasi yang berkaitan dengan sumber-sumber informasi, sebagai pemimpin IS secara aktif harus dapat mengelola berbagai sumber-sumber baik itu sumber teknologi maupun sumber-sumber yang lain sebagai contoh adalah sumber daya manusia. Pembuatan rencana pada IS hanya merupakan sebagian kecil dari pencapaian tujuan organisasi. Kesuksesan sebuah organisasi terletak pada pengimplementasian secara aktif semua rencana melalui proyek-proyek, tugas-tugas rutin, serta keseluruhan sistem manajemen.

Mengelola aset teknologi didalam sistem informasi teknologi seperti data-data organisasi, infrastruktur fisik, dan penerapan portofolio sangat membutuhkan pemahaman dari masing-masing ketiga area tersebut seperti halnya dikaitkan dengan variabel kritis isu-isu organisasi. Pada bab ini akan dijelaskan isu kunci yang terlibat didalam pengelolaan masing-masing resources technical dari sistem informasi teknologi.

Para pakar IS mengemukakan bahwa porsi data dari komponen teknologi didalam struktur teknologi informasi merupakan elemen yang sangat penting. Mereka menyatakan struktur data merefleksikan misi dasar organisasi, dimana seharusnya data-data tersebut tidak diganti dalam jangka waktu yang relatif lama. Sebagai contoh dari data tersebut diantaranya adalah dimana organisasi tersebut beroperasi, bagaimana proses bisnisnya, seberapa banyak bisnis yang dijalankan lewat internet, dan lain-lain. Sedangkan kekuatan yang mengatur didalam aktivitas divisi IS secara berkala dapat berubah. Perubahan tersebut dapat menyebabkan hardware dan software komputer, jaringan, serta sistem manajemen harus menyesuaikan bahkan mungkin penyesuaian tersebut dapat ekstrim. Hal tersebut diatas dengan catatan bahwa konsep dasar organisasi tidak berubah seperti institusi keuangan, manufaktur, agen pelayanan sumber daya manusia, serta hakikat data di organisasi juga relatif konstan.

Area data juga merupakan bagian dari infrastruktur teknologi dimana manajer bisnis terlibat dengan mengalokasikan dan mengelola sumber-sumber tersebut dan membantu para profesional IS dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Sehingga pada bab ini lebih banyak membicarakan tentang pengelolaan sumber-sumber data. Hal ini sangat penting bagi para profesional IS dan manajer bisnis saling bekerjasama serta membuat keputusan dasar mengenai dua elemen atau komponen lainnya dari komponen teknologi dari sistem IT, yaitu mengenai infrastruktur fisik (hardware dan networks) serta aplikasi portofolio.

THE DATA RESOURCES (SUMBER-SUMBER DATA)

Data sekarang ini merupakan sumber utama organisasi, yang harus dikelola, dikembangkan, seperti aset-aset lain (fasilitas, tenaga kerja, dan modal). Sumber-sumber keuangan dapat digunakan untuk membeli bahan baku atau gedung apabila manajer keuangan dan para manajer bisnis lainnya telah merencanakan dan mempersiapkan untuk mengkover kebutuhan tersebut. Produk baru dapat didesain pula apabila para teknisi produk dan para manajernya sudah mengantisipasi kebutuhan yang diperlukan. Secara garis besar, data harus direncanakan dan dikelola.

Pengelolaan data ini merupakan tanggung jawab dari setiap manajer bisnis. Sebagai tambahan, spesial unit manajemen yang biasanya disebut administrasi data sering menyediakan berbagai kebutuhan bagi para pimpinan organisasi dalam fungsi manajemen data.

Kenapa Data Harus Dikelola ?

Pertanyaan diatas akan terlihat melalui daftar pertanyaan dibawah ini, yaitu :

1. Apa yang akan dilakukan organisasi apabila data bisnis yang sangat penting seperti pesanan konsumen, harga produk, serta neraca dimusnahkan ? Apakah organisasi akan tetap dapat berfungsi ? Untuk berapa lama ?

2. Berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi apabila database organisasi rusak ayau musnah ? Apakah data tersebut dapat tergantikan ? Apakah mungkin operasional bisnis dapat dirubah tanpa adanya data yang sudah terkomputerisasi ?

3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengatur data yang tidak konsisten ? Apakah selalu terjadi kecocokan neraca keuangan baik internal maupun eksternal ? dan lain-lain

4. Bagaimana sulitnya menetapkan data yang disimpan yang merupakan bagian dari bisnis ? apa masuk ke database atau ke penyimpanan data yang lain mengenai konsumen ? dan lain-lain.

Meski mengelola data sebagai sumber berdampak pada hampir semua dimensi bisnis, tetapi penting juga mempertimbangkan efektivitas biaya pengembangan dan operasional IS. Pengembangan sistem produktivitas yang lemah akan berdampak pada kurangnya manajemen data, pengembangan sistem seperti prototipe akan dapat bekerja secara maksimal apabila data yang sebagai sumbernya adalah jelas dan akurat.

Elemen kunci dalam menegelola data adalah peta keseluruhan dalam data bisnis atau sering disebut model data. Sebuah industri manufaktur tidak akan membuat produk baru tanpa didukung data-data yang sudah ada sebelumnya dari produk yang telah terlebih dahulu beredar yang meliputi komponen maupun desainnya. Data entities seperti konsumen, pesanan, produk, vendor, market, dan pekerja merupakan komponen detail dari desain untuk sebuah produk. Detail blueprint untuk produk menunjukkan keterkaitan antara komponen-komponen, kemudian data model menunjukkan keterkaitan antara data-data entities.

Prinsip Kunci Dalam Mengelola Data

Manajemen yang sukses dari sumber data tergantung pada pemahaman pedoman kunci, yaitu :

1. Kebutuhan untuk mengelola data bersifat permanen à setiap organisasi yang memiliki pelanggan, walaupun mereka adalah organisasi lain, konsumen individu, atau pasien. Tidak perduli apakah perusahaan membuat pemesanan, mereka adalah penjual atau pemasok, pesanan, produk atau jasa, dan pegawai. Terlepas dari bagaimana kinerja akuntansi penjualan, pembelian, atau aktivitas manajemen lainnya, disitulah masih terdapat data tentang penjual, pelanggan, pemesanan, produk, dan karyawan. Data merupakan dasar yang penting untuk keperluan bisnis, data harus diingat dan dibutuhkan untuk dikelola setiap saat.

2. Data terdapat pada setiap tingkatan à salah satu cara dalam mengelola data ialah dengan Piramida Data seperti pada gambar 14.1 halaman 578. Walaupun data baru dapat dimasukkan kedalam piramida ini pada tingkatan apapun, kebanyakan data baru dimasukkan pada basis piramida di database operasional yang meliputi jasa transaksi bisnis dari pesanan pelanggan, pembelian dari pemasok, pemesanan pekerjaan internal, perubahan buku besar, transfer personil, dan aktivitas bisnis harian lainnya. Ketika database manajerial dibangun dari sumber internal, pembagian database operasional dapat menjadi tidak konsisten, misalnya organisasi penjualan mungkin akan menelusuri pesanan pelanggan dalam database lokal sebelum menyetujui untuk dimasukkan kedalam daftar pesanan.

3. Software aplikasi harus terpisah dari database à salah satu tujuan dari manajemen data adalah aplikasi yang bebas, pemisahan data dari sistem aplikasi seperti pada gambar 14.1 yang diperjelas pada gambar 14.2 halaman 578. Titik pusat pada gambar 14.2 adalah bahwa data dan software aplikasi harus dikelola sebagai wujud yang terpisah. Ketika terpisah, data tidak terkunci dalam aplikasi, dimana arti dan struktur data tersembunyi dari aplikasi yang lain yang juga memerlukan data tersebut.

4. Software aplikasi dapat diklasifikasikan pada bagaimana memperlakukan data à konsep dari aplikasi menyarankan bahwa aplikasi pemrosesan data yang berbeda dapat diklasifikasikan kedalam tiga kelompok, yaitu :

a. Menangkap data : aplikasi penangkapan data mengambil data dari populasi database. Mereka menyimpan dan memelihara data kedalam piramida data. Idealnya setiap data ditangkap serta diuji untuk keakuratan dan kelengkapannya.

b. Transfer data : aplikasi transfer data adalah memindahakan data dari satu database ke database lainnya. Aplikasi ini dapat dinamakan bridges atau interfaces karena mereka terhubung dengan database. Ketika data mentah ditangkap, mereka akan dicopy kedalam beberapa database dimana mereka disimpan untuk tujuan tertentu.

c. Analisis data dan presentasi : aplikasi analisis data dan presentasi menyediakan data dan informasi kepada orang yang berwenang. Data dapat disimpulkan, dibandingkan, dirumuskan ulang kedalam grafik, atau dimasukkan kedalam dokumen untuk pengembangan dengan menggunakan word prosesor.

5. Software aplikasi harus dapat dibuang à hasil yang signifikan dari aplikasi yang bebas adalah pembuatan aplikasi yang dapat dibuang. Dalam banyak organisasi, sistem lama tidak dapat dihilangkan atau tidak mudah ditulis ulang karena aplikasi dan data sangat terkait erat. Ketika kemampuan presentasi dari sistem aplikasi menjadi usang, tetapi aplikasi juga memelihara data yang penting untuk bisnis. Dengan aplikasi yang bebas, perusahaan dapat mengganti modul software untuk menangkap, mentransfer, dan presentasi secara terpisah ketika hal tersebut diperlukan.

6. Data harus ditangkap segera à implikasi lain dari pemisahan data dari aplikasi adalah bahwa data harus ditangkap pada satu sumber dan bahkan ketika tidak dibagi dari satu database umum harus melakukan sinkronisasi atau penyesuaian sepanjang database yang berbeda.

7. Harus ada ketepatan standar data à karena data yang digunakan sama persis dalam berbagai software aplikasi, data harus diidentifikasikan dan ditentukan secara jelas sehingga semua pengguna tahu secara tepat data apa yang mereka kerjakan. Pada gambar 14.3 halaman 580 memperlihatkan lima tipe dari standar data yang harus dibangun untuk kepentingan bisnis, yaitu :

a. Identifikasi : merupakan karakteristik dari objek bisnis atau kejadian yang secara umum membedakan satu contoh dengan contoh lainnya. Misalnya jumlah pekerja memiliki perbedaan fitur dari tiap pekerja. Identifikasi yang ideal adalah bahwa adanya jaminan untuk menjadi unik dan stabil untuk waktu yang lama. Misalnya RS dapat menggunakan nomor sekuritas sosial untuk mengidentifikasi para pasiennya.

b. Pemberian nama : nama yang berbeda dan berarti harus diberikan untuk setiap jenis data dalam database organisasional. Apabila dua elemen data memiliki nama yang sama maka akan membingungkan para pengguna.

c. Definisi : tiap wujud dan elemen data diberikan deskripsi yang mengklarifikasikan arti. Definisi harus mengaplikasikan semua bisnis dan pengguna.

d. Aturan yang terintegritas : jarak yang diperbolehkan atau seperangkat nilai harus jelas untuk setiap elemen data. Aturan integritas ini menambahkan arti dari data yang dibawa oleh definisi dan nama data.

e. Hak penggunaan : standar ini menggambarkan siapa yang dapat melakukan apa dan kapan tiap tipe dari data. Misalnya standar sekuritas menyatakan penggunaan yang diperbolehkan untuk setiap tipe dari data.

Proses Manajemen Data

Poin terpenting untuk dicatat bahwa dengan sumber daya lainnya para manajer bisnis harus dilibatkan. Dibawah ini terdapat beberapa poin penting, diantaranya adalah :

1. Plan à blueprint dari pengembangan perencanaan sumber data untuk data dan hubungan antar data sepanjang unit bisnis dan fungsi. Keseluruhan rencana akan menjadi data secara makro yang biasanya disebut dengan model data makro organisasi, untuk mengidentifikasi data dan keterkaitan antara wujud dan perencanaan detail untuk menentukan jadwal implementasi dari database melalui beberapa bagian dari blueprint.

2. Source à keputusan harus dibuat tentang waktu dan sumber yang berkualitas untuk tiap elemen data yang diperlukan. Misalnya apakah data penjualan pelanggan harus dikumpulkan pada saat ini atau nanti ? Faktor-faktor yang menentukan dalam keputusan untuk menentukan sumber data, diantaranya adalah : memperhatikan tingkat kesalahan, frekuensi dari perubahan, kesempatan dari dokumen yang hilang, biaya teknologi, keperluan pelatihan, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi keputusan ini.

3. Acquire and Maintain (memperoleh dan memelihara) à ketika sumber yang terbaik dari data diidentifikasi dan dipilih, sistem penangkapan data harus dibangun dengan tujuan untuk memperoleh dan memelihara data. Perubahan dari kebutuhan data disebarkan pada semua database yang menyimpan data.

4. Define-Describe à tahap dasar dalam mengelola semua sumber daya adalah dengan menentukan apa yang akan dikelola. Sebagai contoh seorang manajer real estate akan menggambarkan setiap properti yang dikelolanya, standar dan skala harus diatur untuk ditentukan ukuran dan bentuk dari tiap bangunan atau tanah, serta terminologi harus ditentukan untuk mendapatkan perbedaan dari setiap bangunan.

5. Organize and Make Accessible à kebutuhan database yang akan didesain sehingga data dapat dibawa kembali dan dilaporkan secara efisien serta dalam format yang diperlukan oleh para manajer bisnis.

6. Control Quality and Integrity à dengan sertifikasi pekerja, audit dari rekaman finansial, dan pengujian untuk material yang berbahaya atau kerusakan struktur dalam bangunan, pengendalian kualitas dan integritas harus ditempatkan pada sumber data.

7. Protect and Secure à hak setiap manajer dari tiap tipe data harus ditentukan. Hak istimewa dari penggunaan data memungkinkan memasukkan definisi, memperoleh kembali, memasukkan, menghilangkan, memperbaharui, serta memperoleh kembali data tersebut sendiri atau kombinasi dari nilai lain.

8. Account for Use à karena terdapat pertimbangan biaya untuk menangkap, memelihara, dan melaporkan data, biaya ini harus diidentifikasi dan pengembangan sistem akuntansi untuk melaporkannya.

9. Recover / Restore and Upgrade à ketika aset menjadi tidak up to date atau rusak, selalu direnovasi dan dikeluarkan dari operasi. Ketika kemampuan pekerja menjadi usang karena teknologi atau metode baru, pekerja dilatih untuk lingkungan baru.

10. Determine, Retention and Dispose à tidak selamanya data tersebut berguna (usang), dan manajer bisnis harus memutuskan dengan cara yang legal atau lainnya bagaimana kebutuhan sejarah data harus dijaga.

11. Train and Consult for Efective Use à hanya karena data ada, mereka belum tentu dapat digunakan secara efektif.

Kebijakan Manajemen Data

Bagaimanapun kebijakan dalam hal ini dapat dikembangkan dalam beberapa area, diantaranya adalah :

1. Kepemilikan Data : manajer bisnis dapat menjadi sangat posesif terhadap data, untuk alasan bisnis maupun personal, yaitu :

a. Kebutuhan untuk melindungi privasi personal,

b. Kebutuhan untuk melindungi rahasia bisnis,

c. Keperluan untuk memperbolehkan siapapun yang diberi otoritas untuk dapat melihat bisnis dan produkyang sensitif,

d. Keinginan untuk mempromosikan persaingan internal dan menjustifikasi penggunaan dari sumber data,

e. Keinginan untuk menggunakan informasi sebagai keperluan politik dalam organisasi.

Karena kepemilikan data ini dapat berbahaya dan sangat penting maka terdapat kebijakan dari korporasi tentang informasi ini, hal ini dikarenakan kebijakan tersebut sebagai dasar atau pondasi dalam mengelola kepemilikan data. Disini manajer bertanggung jawab penuh untuk mengelola data sebagai sumber demi keseluruhan organisasi bukan hanya area yang diwakili oleh manajer tersebut. Transborder Data Flows adalah pemindahan data secara elektronik lintas batas nasional suatu negara yang digunakan untuk pemrosesan, penyimpanan, memperoleh kembali data dari luar negeri.

2. Administrasi Data : untuk dapat mengelola data dengan baik beberapa organisasi sudah menggunakan unit-unit khusus untuk mengelola data tersebut. Unit-unit tersebut sering disebut sebagai administrasi data, meski divisi yang lain dapat membantu dalam mengelola data ini. Dalam administrasi data ini juga terdapat kebijakan-kebijakan menyangkut peran-peran dari profesional IS maupun manajer bisnis dalam unit ini. Biasanya kebijakan yang membantu kelompok administrasi data baik operasional maupun perencanaan terbatas memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaannya. Administrasi data membantu mendesain database menjadi lebih efisien untuk keperluan pemrosesan. Fungsi kunci dari administrasi data terdiri dari :

a. Mendukung dan mengendalikan pembagian data

b. Menganalisa dampak perubahan sistem aplikasi ketika definisi data berubah

c. Memelihara kamus data

d. Mengurangi kelebihan data dan pemrosesan

e. Mengurangi biaya perawatan sistem dan meningkatkan produktivitas pengembangan sistem

f. Meningkatkan kualitas dan sekuritas data

g. Memastikan integritas data

Database administration (DBA) adalah tanggung jawab bagi manajemen dari komputerisasi database dan mungkin ditempatkan dalam unit-unit teknis yang mendukung beberapa sistem software dan hardware.

Data Steward adalah data pembantu yang dalam tambahan tugas normalnya bertanggung jawab untuk kualitas dan kelangsungan hidup dari data utama atau subjek.

Alat-alat Untuk Mengelola Data

Sebagai tanggung jawab untuk mengelola sumber data yang didistribusikan ke unit bisnis, antara lain :

1. Data Modeling : melibatkan baik metodologi maupun notasi. Metodologi melibatkan langkah yang diikuti untuk mengidentifikasi dan menggambarkan data organisasional serta notasi adalah cara untuk menggambarkan penemuan data secara grafis. Enterprise Modeling melibatkan penggambaran organisasi dan keperluan data pada level yang tinggi, laporan utama independen, deskripsi detail tentang keperluan pemrosesan data. Dalam pandangan integrasi, setiap laporan, komputer, formulir, dokumen, dan lain-lain akan dihasilkan dari database organisasional untuk diidentifikasi (biasanya dimulai dari apa yang telah dikerjakan pada hari tersebut). Metode data modeling tidak sederhana dan tidak murah untuk diterapkan karena memerlukan pertimbangan waktu, komitmen, dan pengetahuan yang tinggi. Berdasarkan pertimbangan itu terdapat pedoman yang harus dikembangkan, diantaranya :

a. Tujuan : usaha data modeling harus ditetapkan dengan beberapa kebutuhan yang jelas seperti koordinasi dari pemrosesan data operasional, fleksibilitas akses data, dan efektivitas sistem data.

b. Lingkup atau cakupan : cakupan untuk data model harus secara hati-hati dipertimbangkan, secara umum batasan dari lingkup adalah kesempatan untuk gagal sangat besar.

c. Hasil : pilihan ini meliputi definisi subjek area database, identifikasi sistem penangkapan data umum yang akan dibagikan untuk beberapa departemen, database manajerial dan strategis, dan pelayanan akses untuk mendukung kebutuhan informasi dari tingkat manajemen.

d. Penetapan Waktu : hanya beberapa organisasi yang dapat mngambil semua sistem dan mempertahankannya ketika data model telah memenuhi syarat untuk dikembangkan.

2. Database Management System (DBMS) : untuk pengertiannya telah dibahas dalam bab 3, sedangkan saat ini tipe yang paling terkenal dari DBMS adalah sistem baru yang disebut Relational. DBMS relational memperbolehkan tiap wujud dari model data digambarkan sebagai tabel yang sederhana dengan kolom sebagai elemen data dan garis sebagai pembeda dari setiap wujud data. Tren yang saat ini berkembang adalah membuat DBMS dengan menggunakan standar SQL (standar yang digunakan untuk DBMS relational menurut American National Standard Institute). Semacam mesin dimana software pendukung lain dibangun. Hal ini dapat dikerjakan dengan mengambil DBMS secara terpisah dari prosesor komputer yang biasanya disebut Database Machine atau Database Server.

3. Data Dictionary/Directory (DD/D) : merupakan ensiklopedia pusat dari definisi data dan diskripsi penggunaan yang penting. DD/D terdiri dari definisi dari tiap wujud, hubungan, dan elemen data dari database. DD/D juga merupakan diskripsi dari display format, aturan yang terintegritas, sekuritas yang ketat, kandungan dan ukuran, serta lokasi fisik. Idealnya organisasi harus mengembangkan DD/D sebelum atau bersamaan dengan DBMS awal.

INFRASRUKTUR FISIK

Sebagai tambahan pengelolaan data sebagai aset yang berharga, manajer bisnis dan profesional IS harus mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk mengelola aset fisik dari sistem IT—hardware komputer dan jaringan data—pada basis global.

Pentingnya Mengelola Infrastruktur

Ada hari dimana kegagalan dari jaringan komputer hanya mempengaruhi beberapa para pekerja administratif. Sekarang, karyawan pada semua tingkatan dalam organisasi di seluruh dunia saling berhubungan dengan jaringan komputer untuk aspek penting dari pekerjaan mereka. Seperti itu, kegagalan komputer atau jaringan sekarang mempunyai suatu derajat visibilitas yang dapat mengganggu para manajer pabrik, kepala divisi, wakil, dan bahkan CEO. komputer kekuatan komputer seperti kekuatan elektrik-jika kekuatan tersebut mati, segalanya akan berhenti sampai ada perbaikan.

Isu Infrastruktur Manajemen

Berikut adalah sebagian dari isu yang harus dipecahkan dalam suatu sistem manajemen infrastruktur, yang secara khas melalui beberapa pernyataan kebijakan sebagai berikut:

1. Location, secara jelas, kebanyakan organisasi sekarang beroperasi dalam suatu distribusi lingkungan komputasi. Bagaimanapun, lokasi fisik dari hardware pada suatu jaringan dapat menjadi isu kritis dari biaya, pengendalian, dan sudut pandang keamanan.

2. Workstation, Kebijakan dari desain masa depan dan peran dari stasiun-kerja IT harus ditentukan.

3. supported operating systems, beberapa penjual dari teknologi hardware hanya menawarkan sistem operasi yang sesuai, walaupun pada umumnya muncul sekarang.

4. Redudancy, karena organisasi saat ini tergantung pada jaringan, banyak manajer bisnis menginginkan kelebihan dari kunci dan tanda dalam jaringan IT.

5. Supported communication protocols, sebagai sistem operasi, banyak penjual hardware mendukung protokol komunikasi mereka yang sesuai sama seperti campuran dari standar protokol komunikasi.

6. Bandwidth, banwidth atau kapasitas transmisi harus disediakan antara hardware dalam jaringan. Hal ini tergantung apa aplikasi yang akan digunakan.

7. Response time on the network, waktu respon bukan merupakan isu besar ketika kebanyakan sistem aplikasi memproses data dalam jangka tertentu dan perencanaan yang tertunda baik dalam jam maupun hari.

8. Security versus ease of access, jika langkah yang diambil untuk membuat jaringan dan tanda yang akurat, hasilnya adalah mengurangi kemudahan mengakses data untuk pengguna.

9. Breadth of network access, ketika komitmen dibuat, bagaimanapun pelatihan dan keperluan pendukung lainnya meningkat secara signifikan. Manajer bisnis harus menyediakan input untuk kebijakan tersebut.

10. Access to exrernal data services, beberapa organisasi menyediakan akesek keluar untuk beberapa pelayanan komersial.

PORTOFOLIO APLIKASI

Yang ketiga dan yang terakhir dari sumber teknologi IT harus dikelola sebagai aset adalah portofolio software aplikasi. Bagaimanapun, manajer bisnis dan departemen IS harus bekerjasama untuk mengelola berkas dari aplikasi sebagai aset organisasional kritis.

Mengelola Portofolio software Sebagai Aset

Secara umum untuk infrastuktur fisik, seringkali portofolio software tidak dikelola sebagai aset. Seringkali, fokus dari manajer bisnis hanya pada aplikasi individu atau sejumlah kecil aplikasi. Kebanyakan organisasi dengan sejarah yang panjang dari penggunaan komputer mempunyai investasi yang substansial pada portofolio softwarenya. Beberapa diantaranya mempunyai ratusan sistem, ribuan program, jutaan kode hasil dari investasi ratusan dari jutaan dolar dalam ribuan karyawan pada pengembangan sistem.

Membicarakan software sebagai perubahan aset bagaimana portofolio dipandang dan dikelola. Perusahaan harus mengetahui apakah software tersebut miliknya, dimana ditempatkan, apakah itu, seberapa efektif software itu bekerja, dan dalam kondisi apa. Ketika perusahaan dengan berbagai sistem yang usang menetapkan untuk mengelola portofolio software sebagai aset, hal tersebut harus dievaluasi secara keseluruhan pada sistem dan mengembangkan rencana jangka panjang yang merupakan prioritas dari kebutuhan dan mengalokasikan sumber yang diperlukan yang sesuai standar dengan kerangka waktu yang sudah ditentukan.

Isu Manajemen Portofolio Aplikasi

Pengembangan dan pemeliharaan aplikasi IS harus menjadi subjek dari aturan dari pedoman kebijakan yang berasal dari arsitek organisasi IT. Pedoman ini, dikembangkan oleh perwakilan komite dari departemen IS pusat, unit bisnis kelompok IS, dan pengguna yang menetapkan kendali harus dapat diaplikasikan pada aplikasi kritis.

Isu lainnya bahwa kebijakan portofolio aplikasi harus sesuai dengan beberapa hal dibawah, yaitu:

1. Asumsi pengguna, untuk sistem aplikasi apapun, beberapa asumsi dibuat tentang siapa yang akan menggunakan aplikasi. Pemasukan data operator berasumsi menjadi pengguna dari banyak sistem pemrosesan transaksi.

2. Penempatan aplikasi, dengan terkenalnya PC, banyak aplikasi yang telah dikembangkan untuk PC yang dapat bekerja lebih baik dan lebih memusatkan pembagian sumber.

3. Process Driven atau Data Driven Design, juga menentukan apakah aplikasi pengembangan aplikasi masa depan akan menjadi data driven atau process driven. Pendekatan alternatif data driven berkonsentrasi pada semua data yang dibutuhkan dalam area atau departemen dan mengumpulkan data kedalam database.

4. Mengevaluasi kriteria untuk sistem aplikasi baru, kebanyakan organisasi mencoba untuk mengadopsi beberapa aturan keputusan, seperti return yang diharapkan dari investasi, analisis resiko, analisis cost/benefit, atau payback period yang diharapkan. Metode ini dibuktikan bermanfaat ketika sistem dengan manfaat tidak mudah dikuantitatifkan untuk pertimbangan implementasi.

PERAN MANAJER BISNIS

Beberapa manajer bisnis, terutama dalam organisasi yang kecil, mempunyai tanggung jawab langsung untuk mengelola porsi yang signifikan dari aset informasi yang mereka gunakan. Kebanyakan manajer bisnis tidak mempunyai atau mau mengendalikan langsung semua aset IT yang mereka gunakan, dalam beberapa kasus ada beberapa saran yang dapat diaplikasikan, yaitu:

1. Membuat posisi yang jelas pada isu manajemen infrastruktur kritis, seringkali, keputusan dibuat pada sistem utama yang berdampak pada keputusan masa depan. Hal tersebut merupakan tanggung jawab dari pemimpin IS untuk mempertimbangkan isu dan trade off, serta mengembangkan pernyataan kebijakan sebagai pedoman keputusan pada sistem individu.

2. Ambil peran aktif pada pembantu data, sebagai pembantu data, manajer bisnis dapat bermain pada peran utama dalam meenetapkan aturan integritas data, nama data, definisi, dan pedoman sekuritas.

3. Ambil tanggung jawab untuk operasional dengan kebijakan organisasi pada sumber informasi, manajer bisnis harus mengambil tanggung jawab untuk masalah dibawah kendali mereka.

4. Aktif dalam meminta kualitas manajemen aset oleh organisasi IS, aset informasi organisasi dapat dikelola dalam berbagai cara untuk menyediakan pelayanan kualitas. Manajer bisnis harus berharap tidak ada kekurangan dari departemen IS.

About forumkuliah

Dosen, trainer, writer

Posted on January 23, 2009, in Sistem Informasi Manajemen. Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: