SISTEM ORGANISASIONAL

A. Area Aplikasi

Kita telah membagi aplikasi kedalam sistem interorganisasional dan sistem intraorganisasional. Aplikasi e-commerce, terdiri dari sistem electronic data interchange (EDI), salah satu contoh dari sistem organisasional. Aplikasi penting yang menghubungkan bisnis dengan konsumen akhir (B2C) atau menghubungkan bisnis dengan pelanggan bisnis atau pemasok bisnis (B2B) telah diisi dengan perkembangan internet.

Untuk menyediakan struktur yang luas dari sistem intraorganisasional, kita telah membagi aplikasi ini menjadi dua kategori utama yaitu sistem organisasional, didesain untuk mendukung seluruh organisasi atau proporsi besar dari bisnis. Dan yang kedua adalah sistem pendukung manajerial, didesain untuk menyediakan dukungan untuk manajer tertentu atau kelompok kecil dari para manajer.

B. Konsep Kritis

Sebelum kita menujuy ke contoh tertentu dari beberapa area aplikasi, ada beberapa konsep yang penting yang berhubungan dengan seluruh aplikasi yang harus dipertimbangkan.

Proses Batch VS Proses Online

Pada masa lalu dari komputer, semua proses merupakan sekumpulan. Organisasi mengakumulasikan sekumpulan transaksi yang dikumpulakan pada kertas selama hari itu. Setelah penutupan bisnis, transaksi akan dimasukkan kedalam tipe medium komputer pembaca, seperti magnetic tape. Masalah utama dari proses batch ini adalah waktu yang tertunda.

Sistem online juga dapat disebut sistem interaktif, karena pengguna secara langsung berinteraksi dengan komputer. Komputer akan merespon sangat cepat, biasanya per detik. Beberapa sistem juga dapat disebut sistem in line, menyediakan untuk data online. Sistem online mempunyai keuntungan yaitu waktu, tetapi sistem ini, masih jarang dipakai karena dua alasan yaitu masalah biaya dan keberadaannya. Sistem batch biasanya lebih murah pengoperasiannya dari sistem online.

Sistem Informasi Fungsional

Adalah mungkin membuat kerangka kerja secara cermat berdasarkan bisnis utama dari organisasi—sistem informasi fungsional. Sebagai contoh mempertimbangkan organisasi dimana fungsi utama adalah produksi, pemasaran, akuntansi, personil, dan insinyur. Dalam pandangan alternatif, semua sistem informasi diubah dari beberapa subsistem, yang tiap-tiap bagian menyediakan informasi untuk beberapa tugas dari setiap fungsi. Salah satu trend yang sangat penting pada akhir 1990an dan awal 2000an adalah pergerakan kepada integrasi dari setiap fungsi sistem informasi.

Sistem Integrasi Vertikal

Sistem yang melayani lebih dari satu level vertikal dalam organisasi atau industri dapat disebut sistem informasi integrasi secara vertikal. Contohnya pada perusahaan tunggal, sistem informasi penjualan integrasi secara vertikal mungkin menangkap data penjualan awal dan memproduksi faktur. Dalam cara yang sama, rantai fast-food nasional mungkin mengembangkan sistem informasi penjualan dengan modul untuk unit operasi dan untuk organisasi nasional.

Sistem Distribusi dan Sistem Client/Server

Sistem distribusi dapat disebut juga proses pendistribusian data adalah mode untuk pengiriman daripada kelas tradisional dari aplikasi seperti proses transaksi atau sistem pendukung keputusan. Dengan sistem distribusi, proses power didistribusikan pada beberapa situs, dimana diikat bersama via telekomunikasi. Kita mendefinisikan sistem distribusi sebagai sistem komputer dari beberapa ukuran (mikrokomputer, midrange computer, mainframe, dan sebagainya) diletakkan pada beberapa situs fisik di beberapa organisasi yang melakukan bisnis (kantor pusat, industri, toko, gudang, dan gedung perkantoran) dan dimana komputer dihubungkan oleh jalur telekomunikasi dari beberapa jenis dengan tujuan untuk mendukungkung beberapa proses bisnis.

Pada tahun 1990an, tipe khusus dari sistem distribusi dikenal sebagai sistem client/server bergerak menuju tahap pusat, dan tipe dari sistem ini menuju ke papan atas. Dengan tipe ini, proses power didistribusikan antara server komputer pusat, seperti midrange computer atau powerful workstation, dan beberapa jumlah dari komputer client, seperti mikrokomputer.

C. Proses Sistem Transaksi

Sistem ini memproses ribuan transaksi yang mengukur setiap hari pada kebanyakan organisasi yang terdiri dari penjualan, pembayaran dan penerimaan, pengiriman persediaan dan penerimaan, perekrutan, pemecatan dan pembayaran gaji karyawan, serta pembayaran deviden.

Sistem proses transaksi adalah sistem “hidup atau mati” untuk kertas kerja organisasi, seperti bank dan perusahaan asuransi. Sistem ini adalah sistem komputerisasi awal dan masih menggunakan mesin besar pada kebanyakan organisasi. Sebagai manajer, kita tidak perlu tahu detail dari sistem ini, kita hanya perlu memahami hakikat sistem proses transaksi secara umum, penting, dan rumit

Sistem Gaji/Upah

Pada awalnya, sistem gaji/upah sangat sederhana. Operator memasukkan jumlah dari waktu kerja pada tiap pekerja, dan sistem batch memproses transaksi ini untuk memproduksi cek gaji. Sistem gaji biasanya mudah untuk membenarkan berdasar biaya-manfaat karena hal tersebut dapat membuat jumlah yang sangat besar dari gaji clerk untuk melengkapi modern payroll.

Sistem Pemasukan Pesanan

Kita akan mengilustrasikan mainframe atau midrange berdasarkan sistem pemasukan pesanan, tetapi sistem pemasukan pesanan yang pasti adalah teknologi client/server. Ide dasar dibalik sistem pemasukan pesanan online sederhana. Sebagai pesanan yang diterima (lewat orang, surat atau telepon), wakil penjualan memasukan informasi kedalam sistem. Perbedaan penting sistem pemasukan pesanan adalah sistem interorganisasional dimana pesanan ditempatkan secara langsung oleh pelanggan atau komputer pelanggan. Pada akhir tahun 1990an, dunia Web telah mengambil alih proses pemasukan pesanan satu langkah ke depan dengan membuat kemudahan antara konsumen dan bisnis kecil dalam melakukan pesanannya lewat via Web browser dan koneksi internet.

D. Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (ERP)

Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan juga merupakan sistem proses transaksi, tetapi mereka lebih maju daripada fungsi tradisional TPS secara fungsional. Sistem ERP dibuat dari integrasi aplikasi bisnis, atau modul, dimana diluar fungsi bisnis pada umumnya seperti buku besar akuntansi umum, utang, penerimaan, perencanaan keperluan material, manajemen pemesanan, pengendalian persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Biasanya moodul ini dibeli dari penjual software

Sistem ERP berbeda dari pendekatan terdahulu dalam pengembangan atau pembelian aplikasi bisnis yang minimal ada dua hal. Pertama, modul ERP terintegrasi, utamanya pada aturan umum dari definisi dan database umum. Kedua, modul ERP telah didesain untuk menggambarkan cara utama dari melakukan bisnis—aturan utama dari proses bisnis.

Mengapa ERP menjadi topik yang hangat pada akhir tahun 1990an dan awal 2000an, dengan perusahaan yang sangat besar yang memakai sistem ERP atau secara serius memikirkanna ? Ada beberapa manfaat tertentu yang diterima oleh perusahaan, tetapi pada umumnya manfaat itu bersifat mendesak. Hal ini harus ditegaskan bahwa implementasi dari sistem ERP sangat sulit dilakukan karena perusahaan harus mengubah beberapa cara dalam melakukan bisnis mereka. Sistem ERP sangat mahal, biaya skala implementasi dari sistem ERP sekitar 10 juta dollar amerika.

Contoh Sistem ERP: SAP R/3

Sistem ERP yang sangat terkenal adalah SAP R/3, yang dikembangkan oleh perusahaan Jerman, SAP AG, kantor pusat terletak di Walldorf, Jerman. Kekuatan pada sistem R/3 dan itu baru berdasar Web, SAP adalah salah satu dari perusahaan software terkemuka didunia, dengan penjualan tahun 2000 lebih dari lima milyar dollar amerika.

SAP R/3 secara ketat merupakan sistem terintegrasi yang terdiri dari modul yang sangat banyak. Perusahaan mungkin memilih untuk mengimplementasikan beberapa atau semua dari modul ini. Yang lebih penting, implementasi dari R/3 memerlukan bahwa perusahaan mau merubah proses bisnisnya untuk menyesuaikan diri dengan proses yang dibuat dalam software.

E. Gudang Data

Gudang data dibangun dan dilengkapi dari sejumlah besar tempat penyimpanan data yang terdiri dari banyak data dari perusahaan. Jika data akan berguna, data harus secara akurat dan tepat disimpan pada lembar kegunaan. Membangun gudang data sangat boros dan membuang-buang waktu.

<!– /* Style Definitions */ p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-style-parent:””; margin:0cm; margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:12.0pt; font-family:”Times New Roman”; mso-fareast-font-family:”Times New Roman”; mso-ansi-language:IN; mso-no-proof:yes;} @page Section1 {size:612.0pt 792.0pt; margin:72.0pt 90.0pt 72.0pt 90.0pt; mso-header-margin:36.0pt; mso-footer-margin:36.0pt; mso-paper-source:0;} div.Section1 {page:Section1;} /* List Definitions */ @list l0 {mso-list-id:1308784628; mso-list-type:hybrid; mso-list-template-ids:577417736 67698703 67698713 67698715 67698703 67698713 67698715 67698703 67698713 67698715;} @list l0:level1 {mso-level-tab-stop:36.0pt; mso-level-number-position:left; text-indent:-18.0pt;} ol {margin-bottom:0cm;} ul {margin-bottom:0cm;} –>

G. Otomasi Kantor

Otomasi kantor adalah aturan dari kantor yang berhubungan dengan aplikasi yang mungkin atau tidak mungkin terintegrasi ke dalam sistem tunggal. Aplikasi yang paling umum adalah e-mail, word processing, voice mail, copying, desktop publishing, e-calendaring, dan document imaging ditambah dengan persiapan dokumen, penyimpanan, dan pembagian.

Word Processing dan Rangkaian Aplikasi

Sejumlah paket word processing telah dikembangkan untuk microcomputer, yang paling umum untuk pekerjaan saat ini adalah Office. Microsoft Word adalah pemimpin pasar, tetapi juga ada pendukung kuat untuk Corel, WordPerfect, dan Lotus Word Pro. Keuntungan dari rangkaian bahwa dimungkinkan untuk copy dan paste dari satu aplikasi ke aplikasi lain dalam rangkaian yang sama.

Electronic Mail

Sistem electronic mail (e-mail), komunikasi antara workstation dalam network, dengan menghilangkan telepon. Kebanyakan sistem bekerjasama seperti fitur untuk mengirim catatan distribusi, meneruskan catatan ke orang lain, mengulang catatan tanpa memasukkan alamat, dan mengisi catatan dalam folder file.

Tetapi ada beberapa kelemahan dari e-mail. Karena sangat mudah digunakan, jumlah dari e-mail menjadi besar sekali, e-mail juga kekurangan privacy hal ini tergantung pada sinyal bahasa sendiri.

Kantor Masa Depan

Saat ini, telpon atau jaringan telekomunikasi pada kebanyakan perusahaan secara total memiliki jaringan komputer secara pribadi. Dalam kantor, jaringan ini akan dikombinasikan kedalam satu kesatuan jaringan kantor. Hampir semua kantor pada saat ini memiliki mesin fax untuk menerima dan membuat dokumen secara elektronik. Fax dapat juga diterima dan dikirim melalui atau via PC (Personal Computer). Pada masa yang akan datang, mesin copy akan terintegrasi kedalam jaringan kantor dan akan menyerap fungsi dari mesin fax.

H. Groupware

Groupware adalah terminal industri yang mengacu pada software yang didesain untuk mendukung kelompok dengan memfasilitasi kolaborasi, komunikasi, serta koordinasi. Dalam memilih produk groupware, pembuat keputusan harus memutuskan fungsi apa yang mereka perlukan serta mencari produk yang menyediakan fitur ini, seperti : e-mail, electronic bulletin boards, computer conferencing, e-calender, group scheduling, sharing documents, e-whiteboards, meeting support systems, workflow routing, e-forms, serta desktop video conferencing.

Contoh sistem groupware

Perusahaan pengembangan Lotus memngembangkan produk yang bernama 1-2-3 dan menjadi paket spreadsheet yang dominan pada tahun 1980an dan awal tahun 1990an. Produk yang kedua adalah Notes, yaitu sistem groupware yang merupakan pembagi dokumen dan paket e-mail.

Pengguna dapat menyusun halaman pembuka (welcome) dari Lotus Notes sesuai dengan keinginan mereka (figure 5.9). Ketika user atau pengguna membuka mailbox—dari halaman pembuka atau halaman kerja—akan terlihat pada layar inbox seperti pada gambar 5.11.

I. INTRANET

Intranet adalah jaringan operasi dengan organisasi dimana sumber kerjanya adalah Protocol TCP/IP, dengan menggunakan protocol yang sama pada internet. Intrtanet saat ini memiliki keuntungan yang sangat besar bagi organisasi. Jika organisasi sudah memiliki jaringan internal dari interconnected LAN ditambah server web operasi dan web browser pada semua stasiun kerja, lalu mengimplementasikan intranet merupakan tugas yang relatif mudah dengan melibatkan beberapa program-program pada server web.

Walaupun organisasi tidak memiliki web server dan web browser, biaya tidak terlalu besar karena web bowser murah bahkan dapat gratis serta dengan web server lengkap yang minimal, biayanya dibawah $10,000. Intranet melayani beberapa penggunaan penting dalam organisasi, seperti care web intranet pada boston berdasarkan sistem care group.

J. OTOMATISASI INDUSTRI

Akar dari otomatisasi industri terlihat pada mesin pengendali yang bekerja secara angka atau numeric atau digital, dimana menggunakan program komputer untuk mengendalikan pergerakan dari alat-alat pada mesin dan dalam sistem perencanaan keperluan material (Material Requerements Planning/MRP) dimana tergantung pada input data untuk membuat jadwal produksi pada perusahaan serta jadwal bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan tersebut.

Teknologi terbaru dalam Otomatisasi industri adalah CIM (Computer Integrated Manufacturing) dimana selain dapat mengerjakan tugas seperti MRP juga dapat mengendalikan beberapa mesin lain yang terintegrasi. CIM terdiri dari 3 kategori utama, yaitu :

  1. Engineering Systems atau sistem pengendalian mesin,
  2. Manufacturing Administration atau administrasi industri, dan
  3. Factory Operations atau operasionalisasi industri.

Selain ketiga hal diatas terdapat sistem lain yang dapat mempengaruhi otomatisasi industri, yaitu dengan menggunakan sistem robot atau Robotics System.

About forumkuliah

Dosen, trainer, writer

Posted on January 23, 2009, in Sistem Informasi Manajemen. Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: